Outsourcing
Die richtige Bedarfsanalyse und Vorteile des Outsourcings

 
 

Projekte

Eine präzise Bedarfsanalyse Ihrer Anforderungen kann Ihre betrieblichen Abläufe nachhaltig verbessern und gleichzeitig Möglichkeiten aufzeigen, die Ihnen bisher vielleicht gar nicht bewusst waren. Immer wieder erlebt man in Projekten, dass der "first thought" - also die erste Idee - am Ende auch umgesetzt wird, da nur wenig Mühe in die Analyse vorab investiert wird. Dies kann zu falschen, schlechten oder zumindest nicht idealen Lösungen führen. Wendet man dagegen mehr Zeit vorab auf, kann sowohl projektbezogen wie auch bei der Optimierung von bestehenden Prozessen häufig ein erheblich besseres Ergebnis erzielt werden.

Im Projekt sind die Anforderungen im Hinblick auf die Zielsetzung meist einigermaßen klar. Dennoch ist auch hier eine Expertise sinnvoll, denn nicht selten werden Anforderungen aufgebläht, da der Verantwortliche Sicherheiten einbaut, um Gefahren zu minimieren. Dies kann zu Mehrkosten führen, die vermeidbar wären oder aber sogar Komplexitäten schaffen, die gar nicht notwendig sind und im Anschluss die Nutzbarkeit erschweren. Solche und viele andere Probleme lassen sich vermeiden, in dem man frühzeitig agiert und Lösungen gemeinsam erarbeitet.

Alltagsgeschäft

In puncto Alltagsgeschäft sieht die Sachlage häufig noch bedeutend komplexer aus. Gewachsene Prozesse sind regelmäßig bereits so tief im Unternehmen verwurzelt, dass moderne Herangehensweisen gar nicht erst betrachtet werden. Es wird so gearbeitet wie das schon immer der Fall war, obwohl sich durch kleinen Aufwand Arbeitsabläufe erheblich vereinfachen oder reduzieren ließen. Auch in den Punkten Fehleranfälligkeit, Protokollierung und Sicherheit lassen sich oftmals mit wenig Aufwand erhebliche Ergebnisse erzielen. Hier ist es ratsam, eine Prüfung vorzunehmen, welche IT Architekturen und Applikationen wie verwendet und gesichert werden.

Fragen zur Bedarfsanalyse

Eine solche würde unter anderem beispielhaft die nachfolgenden Fragen zu beantworten versuchen, um darauf aufbauend einen idealen Lösungsansatz erarbeiten zu können:

  • Welche Anwendungen werden im Unternehmen genutzt? Dabei ist zu unterscheiden zwischen reinen lokalen Officeanwendungen wie Word oder Excel und globaler Software wie einem CRM, das auf Datenbanken zugreift. Sinnvoll und hilfreich kann dabei eine Softwareliste sein, die neben dem Zweck der Software vor allem den Speicherort der Daten enthält.
  • Wo werden die Daten gespeichert und wie werden diese gesichert? Gibt es einen oder mehrere zentrale Server, auf denen nur Datenbanken oder aber auch sämtliche Anwendungsnutzdaten gespeichert werden? Wer hat physikalisch und per Netzwerk Zugriff darauf?
  • Wie sehen die Backups aus? Gibt es externe Sicherungen? Gibt es Prozesse zur Wiederherstellung der Daten und werden diese regelmäßig getestet?
  • Wie sensibel sind die Daten? Sind sie lediglich erheblich für das Unternehmen, oder sollte ein Zugriff Dritter unbedingt verhindert werden? Die Inventarliste eines Schraubenherstellers ist vermutlich nur wenig geheim, würde jedoch bei Verlust den betrieblichen Alltag enorm stören. Die CAD Zeichnungen eines Technologieunternehmens ließen sich vermutlich rekonstruieren, dürften aber auf gar keinen Fall in die Hände Dritter fallen.
  • Welche Schnittstellen nach außen sind vorhanden? Gibt es Anwendungen, die auch im Internet erreichbar sein müssen? Wird mobil oder von zu Hause aus gearbeitet? Gibt es ein VPN und eine Firewall?
  • Sind Teilbereiche wie Emailverkehr bereits outgesourced?
  • Gibt es Prozesse, die bereits dokumentiert oder sogar zertifiziert sind oder wird nach ungeschriebenen Abläufen gearbeitet?
  • Wie sehen die personellen Abhängigkeiten aus? Welche Personen im Unternehmen oder externe Dienstleister sind für den Betrieb relevant?

Diese und weitere Themen können helfen, mögliche Szenarien zur Restrukturierung oder Verbesserung betrieblicher Abläufe zu entwickeln. Dabei kann Outsourcing eine entscheidende Rolle spielen - vor allem, wenn es um die Sicherheit der Daten geht.

Eine erste Analyse sollte Ihr IT Dienstleister kostenlos anbieten, wenn Sie mit dem ernsthaften Gedanken spielen die Ergebnisse auch umzusetzen. Ob und inwiefern sich daraus für Sie interessante und gewinnbringende Chancen ergeben, werden Sie dabei sehr rasch und dennoch unverbindlich feststellen können.

 

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